4.5.1 La location d’automobiles peut être préautorisée si cette option est économique et pratique. Il revient au voyageur ou à la voyageuse d’indiquer les motifs de la location et les économies à réaliser.

4.5.2 L’agence de voyages retenue par l’AFPC s’occupe des réservations pour la location de véhicule. Elle doit faire affaire, dans la mesure du possible, avec es entreprises syndiquées et obtenir un taux préférentiel. La personne en service commandé doit conduire elle-même le véhicule loué. Seul son nom doit figurer dans le contrat de location.

4.5.3 La norme applicable aux véhicules de location est une voiture de série intermédiaire. L’utilisation d’une voiture de location dont la taille dépasse la norme établie doit être préautorisée lorsque des facteurs entrent en jeu (volume ou poids des objets à transporter, conditions routières dangereuses ou plus de deux passagers, par ex.).

4.5.4 Dans une situation d’urgence, lorsque l’agence de voyages ne peut réserver d’automobile, les voyageurs et voyageuses doivent communiquer directement avec une entreprise de location d’automobiles syndiquée dans la mesure du possible.

4.5.5 Si les frais de location sont supérieurs à ceux négociés par l’agence de voyages retenue par l’AFPC, on doit fournir une explication sur la demande de remboursement des frais de voyage. Les frais de remise sont autorisés lorsqu’il est rentable de le faire, et ceux‑ci doivent être préautorisés.

4.5.6 La personne en service commandé doit donner son numéro de carte de crédit lorsqu’elle loue un véhicule et doit présenter sa carte lorsqu’elle en prend possession.

4.5.7 Assurance – Voir l’article 3.3, assurance de location d’automobile.

4.5.8 Le coût de l’essence est remboursé par l’AFPC avec reçus à l’appui. Les voyageurs et voyeuses doivent suivre les itinéraires les plus directs et ne doivent demander un remboursement qu’à l’égard des distances qu’il est nécessaire de parcourir en service commandé (c.-à-d., du point de départ au point d’arrivée et tout autre trajet effectué à destination).